Principe de la GED (Gestion Electronique des Documents)

sauvegarde

La Gestion Electronique des Documents s’adresse aux entreprises, qui génèrent beaucoup d’informations. Ces dernières doivent être traitées et stockées. Même si l’ère du document papier n’est pas tout à fait révolue, la dématérialisation est maintenant devenue la norme dans le monde de l’entreprise.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Electronique des Documents, permet d’organiser les documents relatifs à la vie d’une entreprise et de les gérer, de façon dématérialisée. Pour ce faire, ordinateurs et logiciels sont souvent mis à contribution, au moins pour les TPE et certaines PME. Mais pour les plus grandes entreprises, en fonction des besoins, il est possible d’externaliser cette tâche auprès de professionnels, pour une qualité de service optimale.

Ainsi, tous les documents sont numérisés et classés. Cela permet d’en retrouver aisément la trace, quelle qu’en soit la nature ou l’année d’émission. Ces entreprises se chargent d’effectuer, après la numérisation, un classement efficace, selon les volontés de l’entreprise cliente. Il est alors possible, avec un mot de passe, d’accéder à volonté à tous les documents. Quand ces derniers sont arrivés à prescription, elles procèdent également au récolement. Cette action vise à éliminer les documents devenus inutiles. Un travail que les entreprises devraient faire, normalement, en dédiant une personne à cette tâche, périodiquement.

Pourquoi opter pour la GED ?

Dans un premier temps, la dématérialisation a pour vocation d’être écologique. En utilisant moins de papier, les entreprises luttent à leur manière contre la déforestation. L’économie d’encre est importante aussi dans la gestion mensuelle. Un impact écologique doublé donc d’un impact économique. Les entreprises devaient auparavant stocker toutes leurs archives papier. Un encombrement important en place utile. Mais ce remisage pouvait être tributaire d’un incendie, d’un classement aléatoire qui rendait la récupération difficile, en cas de besoin. Certaines situations imposent la présentation de documents, et ce, dans les meilleurs délais : Problème d’assurance, litige avec un salarié ou un fournisseur etc…

Cette gestion informatisée permet de réduire le risque de perte ou d’oubli. Elle offre aussi, à l’entreprise, l’occasion de se consacrer à son cœur de métier. Plus efficace que le pendant papier, la version informatisée a le mérite de pouvoir être partagée, sans surcoût (plutôt que la photocopie), pour un travail plus efficient. Il est alors possible d’envisager le travail comme plus collaboratif. Un moyen de communiquer plus facile à mettre en place.

Accessibles, les documents peuvent être consultés, même en dehors de l’entreprise. Un plus, quand le travail s’effectue sur plusieurs sites distincts, par exemple, ou quand le chef d’entreprise ou un salarié est en déplacement. Sensibilisées aux dossiers sensibles, les entreprises qui se spécialisent dans la dématérialisation et la gestion des données apportent une réponse personnalisée et des solutions de mise en œuvre. Stockage d’archives papier et déménagement sont encore des services annexes qu’elles proposent pour aider les entreprises à gagner en efficacité.

La maîtrise documentaire est une des futures gageures de l’entreprise. Si certaines peuvent y consacrer du temps et du personnel, d’autres peuvent compter sur les compétences des entreprises spécialisées (exemple : Reisswolf) pour traiter cet épineux problème. Clarté, performance, les entrepreneurs d’aujourd’hui ont tout à  gagner en adoptant la gestion électronique de l’information.